Sistema de Gestión Documental "Quipux"
En toda organización existe la
necesidad de implementar un archivo de documentos, con el objetivo de mantener
información valiosa en el transcurso del tiempo y encontrarla de manera
sencilla y oportuna. Varios de estos procesos están relacionados con la
asignación de bienes, facturación, pago de servicios, contratación, entre
otros.
La gestión documental: es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
La gestión documental: es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan
antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía
el tamaño de los fondos documentales.
¿Para qué
empresas es importante la Gestión Documental?
Todas las empresas grandes o pequeñas, públicas o privadas-
trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la
información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos
contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y
crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o
sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental. Si quieres aprender
más sobre gestión documental para la empresa y las Administraciones Públicas,
te invitamos a descargar el white paper “Gestión Documental Inteligente en la
Empresa y la Administración”.
Acontinuacion ver el siguinet evideo para su mayor entendimiento.
Bases de Datos
Documentales
En
las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento,
sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual,
gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, entre otros.
Es
erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos
Documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de
Datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables
fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos
documentales.
Ventajas
Gestión
y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de
desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro
de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso
racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de
documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos,
etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la
organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su
perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de
su réplica electrónica.
Productividad
y valor añadido Una
gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y
valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información
dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de
trasladar los documentos.
acontinuaciòn se adjunta algunos archivos para su mayor entendimiento el que describen al sistema Quipux.
acontinuaciòn se adjunta algunos archivos para su mayor entendimiento el que describen al sistema Quipux.
